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Arbeitsvertrag Kauffrau/-mann für Büromanagement

Unbefristete Vollzeitstelle in der Verwaltung – der Standardfall, an dem sich die meisten Verträge orientieren.

Der Bürovertrag ist der Fall, an dem sich die meisten anderen orientieren – und gerade deshalb der, in dem unwirksame Klauseln am längsten unbemerkt stehen bleiben. Die beiden Dauerbrenner sind der zu weit gefasste Versetzungsvorbehalt und die Pauschalabgeltung von Überstunden ohne erkennbare Obergrenze. Dazu kommt seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts von 2022 die Pflicht, die gesamte Arbeitszeit zu erfassen – nicht erst die Mehrarbeit.

Vertragsart Unbefristeter Arbeitsvertrag
Arbeitszeit 40 Std./Woche
Vergütung 3.100,00 € / Monat
Urlaub 28 Tage
Probezeit 6 Monate
Berufsfeld

Was im Berufsfeld Büromanagement zusätzlich gilt

Der Vertragstext weiter unten ist der allgemeine. Diese Punkte kommen hinzu und stehen in keinem Muster, weil sie sich nicht als Klausel formulieren lassen.

  1. Rückzahlungsklauseln für Fortbildungen scheitern an zwei Punkten

    Zum einen an der Bindungsdauer: Sie muss zum Umfang der Fortbildung passen, und die Rückzahlung sich mit jedem gearbeiteten Monat anteilig verringern. Zum anderen am Kündigungsgrund: Die Klausel muss die Fälle ausnehmen, in denen die beschäftigte Person das vorzeitige Ende nicht zu vertreten hat – etwa dauerhafte Berufsunfähigkeit oder ein vertragswidriges Verhalten des Arbeitgebers. Fehlt eines von beidem, ist die Klausel unwirksam, und zwar vollständig: Eine Kürzung auf das gerade noch Zulässige findet nicht statt.

    § 307 Abs. 1 BGB; BAG, Urteil vom 11.12.2018 – 9 AZR 383/18; BAG, Urteil vom 01.03.2022 – 9 AZR 260/21
  2. Die Arbeitszeit ist vollständig zu erfassen, nicht nur die Überstunden

    Das Bundesarbeitsgericht leitet aus dem Arbeitsschutzrecht die Pflicht ab, ein System zur Erfassung der gesamten Arbeitszeit einzuführen. Wie erfasst wird, steht offen; dass erfasst wird, nicht. Eine Klausel, die Vertrauensarbeitszeit ohne jede Erfassung vorsieht, geht daran vorbei.

    § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG; BAG, Beschluss vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21
  3. Bildschirmarbeit verpflichtet zu Vorsorge und gegebenenfalls zur Sehhilfe

    Vor Aufnahme der Tätigkeit und danach regelmäßig ist arbeitsmedizinische Vorsorge anzubieten. Reicht eine übliche Sehhilfe für die Bildschirmentfernung nicht aus, trägt der Arbeitgeber die Kosten einer geeigneten Bildschirmbrille.

    § 5 Abs. 1 ArbMedVV i. V. m. Anhang Teil 4 Abs. 1 und 2; § 3 ArbStättV
  4. Versetzungsvorbehalte werden hier oft zu weit gefasst

    Formulierungen wie „an jedem Standort des Unternehmens" räumen dem Arbeitgeber mehr ein, als eine Inhaltskontrolle trägt. Wirksam ist ein Vorbehalt nur, wenn er die Interessen der beschäftigten Person berücksichtigt; im Zweifel bleibt es beim vereinbarten Arbeitsort.

    § 106 GewO, § 307 BGB
  5. Überstunden pauschal abgelten geht nur mit Obergrenze

    Im Büro ist die Pauschalabgeltung die häufigste unwirksame Klausel. Ohne erkennbare Grenze ist sie intransparent, und dann sind sämtliche geleisteten Überstunden nachzuvergüten.

    § 307 Abs. 1 Satz 2 BGB

Das vollständige Vertragsmuster

Erzeugt mit demselben Werkzeug, das Ihnen auch Ihren eigenen Vertrag baut – mit den Werten aus der Übersicht oben.

Ihr Vertragsentwurf · 15 Paragraphen · erzeugt am 04.09.2026

Unbefristeter Arbeitsvertrag

Arbeitgeber
Musterfirma GmbH Musterstraße 1, 12345 Musterstadt vertreten durch die Geschäftsführung
Arbeitnehmer
Max Mustermann Beispielweg 7, 12345 Musterstadt geboren am 01.01.1990

wird folgender Arbeitsvertrag geschlossen:

§ 1 Tätigkeit

Der Arbeitnehmer wird als Kauffrau/-mann für Büromanagement im Bereich Verwaltung eingestellt. Zum Aufgabenbereich gehören insbesondere: – Bearbeitung der ein- und ausgehenden Korrespondenz – Terminkoordination und Vorbereitung von Besprechungen – Rechnungsprüfung und vorbereitende Buchhaltung – Pflege der Stammdaten im ERP-System – Betreuung von Besucherinnen und Besuchern Der Arbeitgeber behält sich vor, dem Arbeitnehmer unter Wahrung seiner Interessen eine andere gleichwertige Tätigkeit zuzuweisen, die seinen Kenntnissen und Fähigkeiten entspricht.

§ 2 Beginn des Arbeitsverhältnisses

Das Arbeitsverhältnis beginnt am 01.03.2026. Die ersten sechs Monate gelten als Probezeit. Während der Probezeit kann das Arbeitsverhältnis beiderseits mit einer Frist von zwei Wochen gekündigt werden.

§ 3 Arbeitsort

Arbeitsort ist Musterstraße 1, 12345 Musterstadt.

§ 4 Arbeitszeit

Die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit beträgt 40 Stunden. Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit sowie die Verteilung auf die Wochentage richten sich nach der betrieblichen Regelung. Die Arbeitszeit ist bei einer Dauer von mehr als sechs bis zu neun Stunden durch eine Ruhepause von mindestens 30 Minuten, bei mehr als neun Stunden durch eine Ruhepause von mindestens 45 Minuten zu unterbrechen (§ 4 ArbZG). Nach Beendigung der täglichen Arbeitszeit ist eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden einzuhalten (§ 5 Abs. 1 ArbZG). Ruhepausen sind keine Arbeitszeit und werden nicht vergütet. Der Arbeitgeber kann Überstunden anordnen, soweit betriebliche Erfordernisse dies verlangen, die Höchstgrenzen des Arbeitszeitgesetzes eingehalten werden und die Mehrarbeit dem Arbeitnehmer im Einzelfall zumutbar ist. Als Überstunden gelten nur Stunden, die der Arbeitgeber angeordnet oder gebilligt hat. Geleistete Überstunden werden mit dem anteiligen Stundenentgelt vergütet.

§ 5 Vergütung

Der Arbeitnehmer erhält ein monatliches Bruttogehalt von 3.100,00 €. Die Vergütung wird zum Ende des Kalendermonats fällig und bargeldlos auf ein vom Arbeitnehmer benanntes Konto überwiesen.

§ 6 Urlaub

Der Urlaubsanspruch beträgt 28 Arbeitstage pro Kalenderjahr bei einer 5-Tage-Woche. Davon entfallen 20 Tage auf den gesetzlichen Mindesturlaub und 8 Tage auf vertraglichen Mehrurlaub. Für den Mehrurlaub gelten die Regelungen dieses Vertrages; im Übrigen gilt das Bundesurlaubsgesetz. Der Urlaub ist im laufenden Kalenderjahr zu nehmen. Der Arbeitgeber weist rechtzeitig auf noch offene Urlaubstage und einen möglichen Verfall hin. Eine Übertragung in das folgende Kalenderjahr ist bis zum 31. März möglich, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe dies rechtfertigen. Beginnt oder endet das Arbeitsverhältnis im laufenden Kalenderjahr, besteht der Urlaubsanspruch anteilig mit einem Zwölftel je vollem Beschäftigungsmonat.

§ 7 Arbeitsverhinderung

Der Arbeitnehmer zeigt jede Arbeitsverhinderung und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich an. Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, ist spätestens am darauffolgenden Arbeitstag eine ärztliche Bescheinigung vorzulegen; der Arbeitgeber kann sie bereits ab dem ersten Tag verlangen. Im Krankheitsfall wird das Entgelt nach den Bestimmungen des Entgeltfortzahlungsgesetzes für die Dauer von bis zu sechs Wochen fortgezahlt.

§ 8 Fortbildung

Ein Anspruch auf eine vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung besteht nicht. Ist eine Fortbildung zur Ausübung der geschuldeten Tätigkeit gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben, ist sie für den Arbeitnehmer kostenfrei und gilt als Arbeitszeit (§ 111 GewO).

§ 9 Nebentätigkeit

Die Aufnahme einer entgeltlichen Nebentätigkeit ist dem Arbeitgeber vorher anzuzeigen. Der Arbeitgeber kann sie untersagen, wenn berechtigte betriebliche Interessen entgegenstehen, insbesondere bei Konkurrenztätigkeit oder einer Überschreitung der gesetzlichen Höchstarbeitszeit. Während des Bestehens des Arbeitsverhältnisses ist jede Tätigkeit für ein Konkurrenzunternehmen untersagt.

§ 10 Verschwiegenheit

Der Arbeitnehmer verpflichtet sich, über alle Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse Stillschweigen zu bewahren. Die Verpflichtung besteht auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses fort. Unberührt bleiben Meldungen und Offenlegungen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz sowie die Erörterung der eigenen Vergütung.

§ 11 Datenschutz

Der Arbeitgeber verarbeitet personenbezogene Daten des Arbeitnehmers, soweit dies für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Arbeitsverhältnisses erforderlich ist (§ 26 BDSG). Über Einzelheiten, Speicherdauer und Betroffenenrechte informiert ein gesondertes Datenschutzinformationsblatt. Für Verarbeitungen, die darüber hinausgehen – etwa die Veröffentlichung von Fotoaufnahmen –, wird eine gesonderte, jederzeit widerrufliche Einwilligung eingeholt.

§ 12 Herausgabe von Unterlagen und Arbeitsmitteln

Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses sind sämtliche Unterlagen, Daten, Schlüssel und Arbeitsmittel unaufgefordert und vollständig herauszugeben. Ein Zurückbehaltungsrecht ist ausgeschlossen. Kopien dürfen nicht zurückbehalten werden.

§ 13 Kündigung

Nach Ablauf der Probezeit gelten die gesetzlichen Kündigungsfristen des § 622 BGB. Eine Verlängerung der Fristen für den Arbeitgeber gilt in gleichem Umfang auch für den Arbeitnehmer. Die Kündigung bedarf der Schriftform; die elektronische Form ist ausgeschlossen. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Will der Arbeitnehmer geltend machen, dass eine Kündigung unwirksam ist, muss er innerhalb von drei Wochen nach Zugang der schriftlichen Kündigung Klage beim Arbeitsgericht erheben (§ 4 KSchG). Wird diese Frist versäumt, gilt die Kündigung als von Anfang an wirksam (§ 7 KSchG). Das Arbeitsverhältnis endet ohne Kündigung mit Ablauf des Monats, in dem der Arbeitnehmer die Regelaltersgrenze der gesetzlichen Rentenversicherung erreicht. Nach Ausspruch einer Kündigung kann der Arbeitgeber den Arbeitnehmer unter Fortzahlung der Vergütung und unter Anrechnung offener Urlaubsansprüche unwiderruflich von der Arbeitsleistung freistellen.

§ 14 Ausschlussfristen

Alle Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis verfallen, wenn sie nicht innerhalb von drei Monaten nach Fälligkeit in Textform gegenüber der anderen Vertragspartei geltend gemacht werden. Lehnt die Gegenseite den Anspruch ab oder erklärt sie sich nicht innerhalb von drei Monaten, verfällt der Anspruch, wenn er nicht innerhalb weiterer drei Monate gerichtlich geltend gemacht wird. Von dieser Regelung ausgenommen sind Ansprüche auf den gesetzlichen Mindestlohn, Ansprüche aus vorsätzlichem Handeln sowie Ansprüche wegen der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit.

§ 15 Schlussbestimmungen

Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrages bedürfen der Textform. Individuell ausgehandelte Abreden bleiben auch ohne Einhaltung dieser Form wirksam (§ 305b BGB). Sollte eine Bestimmung dieses Vertrages unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung treten die gesetzlichen Vorschriften. Auf das Arbeitsverhältnis finden keine Tarifverträge Anwendung. Die im Betrieb bestehenden Betriebs- oder Dienstvereinbarungen gelten in ihrer jeweils geltenden Fassung. Der Arbeitnehmer hat eine unterschriebene Ausfertigung dieses Vertrages erhalten. Damit sind die Nachweispflichten nach § 2 NachwG erfüllt.

Musterstadt, 14.02.2026

Arbeitgeber
Arbeitnehmer
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Vor der Verwendung anpassen Namen, Anschriften und Daten in diesem Muster sind erfunden. Prüfen Sie außerdem, ob ein Tarifvertrag gilt und ob es einen Betriebsrat gibt. Beides ändert den Vertrag substanziell. Vertrag mit eigenen Daten erstellen →
Häufige Fragen

Fragen zum Arbeitsvertrag Kauffrau/-mann für Büromanagement

Muss meine Arbeitszeit im Büro erfasst werden?
Ja. Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 entschieden, dass Arbeitgeber schon nach geltendem Arbeitsschutzrecht ein System zur Erfassung der gesamten Arbeitszeit einführen müssen – nicht erst der Überstunden. Wie erfasst wird, ist offen; dass erfasst wird, nicht. Für den Vertrag heißt das: Eine Klausel, die Vertrauensarbeitszeit ohne jede Erfassung vorsieht, geht am Gesetz vorbei.
Was gilt für die Arbeit am Bildschirm?
Vor Aufnahme der Tätigkeit und danach regelmäßig ist arbeitsmedizinische Vorsorge anzubieten. Ergibt die Untersuchung, dass eine normale Sehhilfe für die Bildschirmentfernung nicht ausreicht, muss der Arbeitgeber eine geeignete Bildschirmbrille bezahlen. Das steht selten im Vertrag und gilt trotzdem.
Darf mich der Arbeitgeber an einen anderen Standort versetzen?
Nur soweit der Vertrag es zulässt. Nennt er einen festen Arbeitsort, ist der vereinbart und eine Versetzung braucht eine Änderungskündigung. Ein Vorbehalt muss die Interessen der beschäftigten Person berücksichtigen; „an jedem Standort des Unternehmens" hält einer Inhaltskontrolle in der Regel nicht stand.

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